Archivée - Vérification des pratiques de gestion de l'Organisation des affaires du Nord (Administration centrale)

Contexte

Une deuxième ronde de vérification des pratiques de gestion (VPG) a été incluse dans le Plan de vérification axé sur le risque (PVAR) pour 2010-2013, étant donné que les VPG représentent pour Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) un moyen efficace et économique d’améliorer les pratiques de gestion et de mieux faire connaître les pratiques exemplaires. À la recommandation du Comité de vérification, le PVAR a été approuvé par le sous‑ministre, le 19 avril 2010.

Pour la deuxième ronde de VPG, la démarche comprenait un atelier d'auto-évaluation des contrôles (AEC) et une vérification des pratiques de gestion axée sur les domaines à risque élevé cernés par le Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) dans le cadre de l'atelier d'AEC ainsi qu’un examen des résultats de vérifications et d’examens antérieurs.

Le leadership de la haute direction de l’Organisation des affaires du Nord (OAN) s’est vu récemment renouvelé avec l’arrivée, en 2010, d’une nouvelle sous-ministre adjointe de l’OAN. Avec cette transition, l’OAN revoit actuellement certains de ses processus clés.

Objectif et portée de la vérification

L’objectif de la présente vérification était de fournir à la haute direction une assurance sur les pratiques de gestion jugées à risque élevés au cours d'un atelier  d'AEC et d’examiner les conclusions tirées de vérifications et d’examens antérieurs ainsi que les priorités ministérielles. Pour les pratiques de gestion considérées comme à risque élevé, le SVE a évalué dans quelle mesure les activités et les contrôles en place sont adéquats et efficace pour appuyer la réalisation des objectifs de l’organisation, dans le respect des politiques, des procédures et des règlements applicables.

La portée de la vérification couvrait la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2011. Conformément à son objectif, la vérification a porté sur l’examen des pratiques et activités de gestion présentant des risques élevés, compte tenu de l’importance relative et du rendement. La vérification de l’Organisation des affaires du Nord (OAN) a porté sur les pratiques de gestion dans les domaines de la gouvernance et de l’orientation stratégique, de la gestion des ressources humaines (RH), des communications internes, de la conception et de l’élaboration des politiques, de la gestion du risque, ainsi que de l’établissement des budgets et des prévisions.

Cette vérification est axée exclusivement sur les activités de l’OAN dans la région de la capitale nationale; les pratiques de gestion dans les bureaux régionaux de l’OAN (Nunavut, Yukon et Territoires du Nord-Ouest) seront examinées lors de vérifications distinctes.

Points forts observés

Au cours des travaux sur le terrain, l'équipe de vérification a observé plusieurs exemples de contrôle convenablement conçus et appliqués de façon efficace par la direction de l’OAN. Les constatations positives suivantes ont été relevées :

• Des mécanismes de communications internes efficaces sont en place et le personnel estime qu’ils améliorent la mise en commun de renseignements pertinents en temps opportun;
• Afin de veiller à ce que leurs plans opérationnels soient conformes aux objectifs de l’OAN, les directions générales décrivent leurs activités principales, indicateurs de rendement et risques lors de l’élaboration du plan d’activités de l’OAN;
• La direction a identifié un ensemble préliminaire de risques propres à l’OAN et élabore une approche officielle de gestion des risques;
• L’OAN participe activement aux comités et aux groupes de travail à l’échelon ministériel ou sectoriel et joue un rôle actif afin d’influencer la conception des politiques; et
• Le processus d’établissement des budgets suivi par l’OAN comporte l’examen critique des décisions relatives à l’affectation des ressources et la surveillance régulière des budgets.

Conclusion

En général, les pratiques de gestion semblent efficaces et adéquates; cependant, il a été observé que des améliorations pourraient être apportées pour renforcer les pratiques de gestion dans les domaines suivants : gouvernance et orientation stratégique, gestion des ressources humaines et gestion du risque.

Recommandations

L'équipe de vérification a ciblé les secteurs pour lesquels les pratiques et processus de gestion de l’OAN pouvaient être améliorés et a formulé quatre recommandations.

Le Secteur de la vérification et de l’évaluation (SVE) recommande au sous-ministre adjoint de l’OAN de prendre les mesures suivantes :

1. Mettre au point des mécanismes de surveillance des structures de gouvernance, ce qui inclut la mise à jour et l’approbation du cadre de référence, la tenue de réunions périodiques et la conservation de comptes rendus écrits des décisions pour les principaux mécanismes de gouvernance.

2. Travailler en collaboration avec le Secteur des politiques et de l’orientation stratégique en vue d’établir et de communiquer une orientation stratégique ou une vision à long terme claire pour l’OAN et ses régions.

3. Mettre à profit l’expertise en gestion du risque ministérielle afin d’élaborer une pratique officielle et d’établir une structure de gouvernance assurant le suivi périodique des risques et des mesures d’atténuation connexes et de rapports à cet égard.

4. Continuer à diriger les efforts du Secteur visant à s’assurer que le financement est accessible pour soutenir la prise de décisions en matière de planification des ressources humaines.

Lors de ses travaux, l’équipe de vérification a repéré des domaines, ne relevant pas de la responsabilité de l’OAN, où la Direction générale des services de ressources humaines et du milieu de travail (fournisseur de services de RH de l’administration centrale) pourrait améliorer ses pratiques et processus de gestion. Le tout a donné lieu à deux recommandations, qui ont été transmises au bureau de première responsabilité :

Le Secteur de la vérification et de l’évaluation recommande au directeur général, Services de ressources humaines et du milieu de travail, de :

5. Clarifier les exigences de contrôle prévues pour les mesures de dotation et s’assurer que les documents pertinents sur le contrôle sont conservés à des fins de vérification et de continuité des dossiers.

6. Travailler en collaboration avec les secteurs dans le cadre de l’examen des paramètres du tableau de bord trimestriel servant au suivi des mesures de dotation dans le but de s’assurer que les mesures de dotation exceptionnelles sont suivies convenablement par les membres de la direction d’AADNC.

1.1 Initiative concernant les pratiques de gestion

Le Secteur de la vérification et de l’évaluation (SVE) a réalisé  20 examens des pratiques de gestion (EPG) entre 2007 et 2010, dans le cadre d’une initiative ministérielle visant à évaluer la force relative des pratiques de gestion des bureaux régionaux et des secteurs. À la suite de la première ronde d’EPG, le sous-ministre et le Comité de vérification ont recommandé que soit préparé un rapport sommaire visant à faire ressortir les forces et les faiblesses du processus d'EPG et à déterminer s’il y aurait lieu de poursuivre l’initiative concernant les pratiques de gestion. À la suite de cette analyse, une deuxième ronde d’EPG, qui serait menée selon une stratégie révisée, a été recommandée par le Comité de vérification et approuvée par la suite par le sous-ministre.

Selon la stratégie révisée, les examens devraient se faire en deux étapes, afin de donner à la direction du Ministère une assurance comparable à celle qu’apporte une vérification grâce à: un atelier d’auto-évaluation des contrôles (AEC) et à une vérification de portée limitée. À la lumière de la rétroaction reçue à la suite des AEC ainsi que des résultats de vérifications et d’examens antérieurs, et enfin, d’un examen des priorités ministérielles, un nombre limité de pratiques de gestion ont été sélectionnées pour les inclure dans une vérification.

1.2 Auto-évaluation des contrôles

L’atelier d’AEC est le moyen par lequel les personnes chargées de la vérification interne recueillent les opinions de participants sur l’importance, l’efficience et l’efficacité des principales pratiques de gestion, plus précisément les points de vue sur la mesure dans laquelle chacune des principales pratiques de gestion permet de soutenir l’atteinte des objectifs de l'organisation. L’atelier a été animé par une équipe du SVE, dirigée par un tiers externe et été conçue pour faciliter les discussions, avec une technologie de vote anonyme utilisée pour encourager une rétroaction ouverte et honnête.

À la suite de l'atelier d’AEC, d’entrevues préliminaires et de l'examen des résultats d’exercices antérieurs, le SVE a cerné six domaines clés de risque potentiel devant faire l'objet d'une analyse plus approfondie. Ces six domaines sont les suivants : gouvernance et orientation stratégique, communications internes, conception et élaboration des politiques, gestion du risque, établissement des budgets et prévisions et gestion des ressources humaines. Ces domaines de risque ont été rattachés aux catégories de contrôles de gestion fondamentaux (CGF) correspondantes et des critères de vérification pertinents ont été élaborés et évalués (les critères de vérification figurent à l'annexe A).

1.3 Organisation des affaires du Nord

L’Organisation des affaires du Nord (OAN) possède un vaste mandat concernant le Nord, lequel comprend le soutien de l’évolution politique; la gestion des ressources naturelles, y compris de la région marine de l’Arctique; la protection de l’environnement ainsi que la promotion du leadership en développement durable au pays et parmi les nations circumpolaires; et la mise en œuvre des accords sur les revendications territoriales et sur l’autonomie gouvernementale. L’OAN dirige et coordonne le travail des ministères et des organismes fédéraux en lien avec la Stratégie pour le Nord du gouvernement du Canada et contribue aux priorités d’AADNC.

Les ressources de l’OAN sont partagées entre son administration centrale et ses trois bureaux régionaux situés dans les trois territoires : le Yukon, les Territoires du Nord-Ouest et le Nunavut. L'administration centrale (AC) de l'OAN est composée de la Direction générale des ressources naturelles et de l'environnement, de la Direction générale de l'intégration des politiques et de la science du Nord, de la Direction générale du transfert des responsabilités et des relations territoriales, de la Direction générale du pétrole et du gaz du Nord et de la Direction de la gestion stratégique.

2.1 Objectif de la vérification

L’objectif de cette vérification était de fournir une assurance à la haute direction sur une série de pratiques de gestion jugées à risque élevé dans le cadre de l’atelier sur l’AEC, de l’examen des résultats des vérifications et évaluations précédentes et d’un examen des priorités ministérielles. Pour les pratiques de gestion jugées à risque élevé, le SVE a évalué si les contrôles et les activités en place étaient adéquats et efficaces pour appuyer l'atteinte des objectifs dans le respect des politiques, des procédures et règlements applicables.

L'objectif de la vérification a été appuyé par des critères précis, élaborés et conformes aux contrôles de gestion fondamentaux du Secrétariat du Conseil du Trésor.

2.2 Portée de la vérification

La vérification portait sur la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2011, sur les pratiques et activités de gestion considérées par la gestion et par le SVE comme présentant un risque élevé en fonction de l’importance relative et du rendement. Dans certains cas où des activités de vérification avaient été menées récemment ou étaient prévues prochainement, les pratiques de gestion jugées à risque élevé ont été exclues de la portée de la vérification tout comme les pratiques de gestion étant principalement sous la responsabilité de l'administration centrale d’AADNC. Les domaines souvent considérés comme à risque élevé, mais qui relèvent de l’administration centrale, feront l’objet de vérifications futures à l'échelle du Ministère.

La présente vérification est axée exclusivement sur les activités de l’OAN dans la région de la capitale nationale. Les pratiques de gestion dans les bureaux régionaux de l’OAN (Nunavut, Yukon et Territoires du Nord-Ouest) seront examinées lors de vérifications distinctes des pratiques de gestion.

La vérification de l’OAN porte sur les domaines suivants : la gouvernance et l’orientation stratégique, les communications internes, la conception et l’élaboration des politiques, la gestion du risque, l’établissement des budgets et des prévisions et la gestion des ressources humaines (RH). Les travaux sur place ont été menés à l’administration centrale du 22 août au 30 septembre 2011.

5.1 Gouvernance

5.2 Communications

5.3 Gestion des risques

AADNC s’attend à ce que les secteurs comprennent les principaux risques qui menacent leur capacité à atteindre leurs objectifs, et qu’ils aient mis en place des plans d’atténuation adéquats. Le fait de posséder une stratégie dûment documentée en matière de gestion du risque permet à la direction de mieux cerner, décrire et comprendre les risques potentiels pouvant faire obstacle à l’atteinte des objectifs de l’organisation et de déterminer le degré d’exposition à ces risques, compte tenu des mécanismes de contrôle et des activités d’atténuation en place. Dans la présente vérification, l’accent a été mis sur la gestion du risque à l’échelon de l’OAN; les autres activités de gestion du risque menées par l’OAN (p. ex. gestion des risques de projets) n’entraient pas dans le cadre de la mission.

La Direction de la gestion stratégique (DGS) de l’OAN mène le processus relatif à l’établissement du registre des risques du Secteur. Dans le cadre du processus annuel de planification des activités, les risques cernés dans le plan d’activités des directions générales (DG) sont groupés par la DGS dans un registre des risques global pour l’OAN. Au cours du cycle de planification des activités le plus récent, environ 90 risques des DG ont été cernés par la direction, lesquels ont été regroupés en 10 risques de l’OAN. La vérification a examiné les risques indiqués dans le plan d’activités, le registre des risques et le résumé des risques préliminaires de l’OAN et a confirmé qu’ils représentent bien les risques clés auxquels fait face l’OAN.

Bien que l’OAN ait élaboré un processus pour repérer et grouper les risques et, aussi, un registre préliminaire des risques sectoriels, la direction n’a pas encore mis au point une approche ou une pratique afin de surveiller régulièrement ces risques et les mesures d’atténuation connexes, et d’établir des rapports à leur égard. Au moment de la vérification, une approche proposée était en cours d’examen par la direction. Celle-ci comprendrait des discussions régulières sur les risques lors des réunions du CGN. Il sera important, afin de garantir que les risques relevés seront gérés et contrôlés, que les efforts de gestion des risques de l’OAN se poursuivent et que la direction mette au point son approche officielle de gestion continue des risques.

5.4 Conception et élaboration des politiques

Étant donné le caractère unique de son mandat, qui vise à mettre en valeur et à soutenir le Nord, l’OAN doit opter pour une approche coordonnée officielle de surveillance de l’environnement externe et participer activement aux processus d’élaboration de politiques d’AADNC afin de veiller à ce que ses besoins et exigences soient pris en considération lors de la conception globale des politiques du Ministère.

La direction a fait observer qu’il existe deux caractéristiques distinctives en ce qui a trait au suivi de la conception de politiques et à l’exercice d’une influence à cet égard à l’OAN : les politiques qui se rapportent à la Stratégie pour le Nord et celles qui se rapportent au mandat d’AADNC concernant les Autochtones ou les Premières nations. Grâce à l’examen de documents pertinents (p. ex. notes d’information, présentations, procès-verbaux, cadres de référence), la vérification a révélé que l’OAN joue un rôle clé (et souvent le rôle de responsable) pour ce qui est de définir l’orientation, d’élaborer des politiques ou d’informer le ministre ou le Cabinet au sujet de la Stratégie pour le Nord. En ce qui concerne d’autres politiques, la vérification a révélé que l’OAN participe activement aux travaux des comités de la haute direction d’AADNC tels que le Comité d’examen des politiques et le Comité de coordination sur les politiques, ce qui lui fournit l’occasion de surveiller les changements potentiels dans la conception ou l’orientation des politiques. Les questions posées auprès de la direction et l’examen des comptes rendus de décisions de comités ont révélé que les ressources suffisantes sont en place afin de soutenir et d’influencer la conception des politiques.

5.5 Gérance

5.6 Gestion des ressources humaines (OAN)

5.7 Gestion des ressources humaines (DGSRHMT)